Transformer une centrale d’achat n’est pas qu’un projet technique. C’est une initiative collective, qui redéfinit les usages, les responsabilités et les équilibres internes. Et dans ce processus, l’implication des parties prenantes est déterminante.
Acheteurs, prescripteurs, utilisateurs métiers, DSI, DAF… Leur participation permet de créer une solution pertinente, adoptée, et alignée avec les besoins réels du terrain.
Pourquoi impliquer les parties prenantes ?
1. Parce que l’adhésion naît de la co-construction
Un projet subi est rarement adopté. En revanche, un outil conçu avec ses futurs utilisateurs a toutes les chances d’être utilisé.
👉 Lire aussi : Créer une solution sur-mesure efficaces grâce à la co-construction
2. Parce que chaque partie prenante a une vision spécifique de la performance
Achats : optimiser les coûts et augmenter les volumes sur contrat
Finance : garantir la fiabilité des données et des indicateurs
DSI : assurer l’interopérabilité avec les systèmes existants
Utilisateurs terrain : simplifier les actions quotidiennes
Un bon projet croise ces attentes pour créer un outil utile pour tous.
3. Parce que le changement se prépare
Impliquer les parties prenantes, c’est amorcer la conduite du changement.
Ils deviennent ambassadeurs du projet
Ils relaient le discours en interne
Ils réduisent les résistances au changement
Comment les impliquer concrètement ?
✅ Identifier les bons profils
Catégorisez les acteurs :
Utilisateurs clés : acheteurs, prescripteurs, logistique…
Influenceurs : directions métier, DAF…
Garants techniques : DSI, experts ERP…
👉 Utilisez la matrice RACI pour clarifier les rôles.
🔍 RACI, késako ?
Un outil pour définir qui fait quoi dans un projet :
| Lettre | Rôle | Description |
|---|---|---|
| R | Responsible | Celui qui réalise la tâche |
| A | Accountable | Celui qui valide et assume la responsabilité |
| C | Consulted | Ceux qui sont consultés |
| I | Informed | Ceux qui sont informés |
📌 Exemple :
Le chef de projet digital = A
Le référent achat = R
Le DSI = C
Les utilisateurs finaux = I
✅Organiser des ateliers multi-profils
Mélangez les expertises dans des ateliers centrés sur les parcours utilisateurs :
Atelier « Commande » : achats + logistique + gestion
Atelier « Catalogue » : métiers + IT + ERP
Objectif : des flux cohérents, pas des spécifications en silos.
👉 Lire aussi : Opérateur, vendeur, acheteur : qui sont les acteurs d’une marketplace?
✅Tester très tôt (et très souvent)
Utilisez des maquettes interactives (Figma, Excalidraw)
Organisez des tests UX itératifs
Récoltez les retours et alimentez le backlog
✅Maintenir une boucle de feedback
Créez un canal dédié (boîte à idées, canal Slack/Teams)
Nommez des référents usage
Mettez en place un comité utilisateurs
Outils recommandés
| Objectif | Outil | Bénéfice |
| Cartographie des rôles | Miro, Notion | Clarification des responsabilités |
| Prototypes interactifs | Figma, Excalidraw | Feedback utilisateur précoce |
| Suivi des usages | Metabase, Power BI | Pilotage décisionnel |
| Engagement utilisateur | Sketchnoting, tutoriels visuels | Adoption facilitée |
| Pilotage projet | Jira, Trello | Visibilité et agilité projet |
Conclusion : la co-construction comme facteur clé de succès
L’intégration des parties prenantes est un accélérateur de valeur :
Elle améliore la pertinence de la solution
Elle renforce l’adhésion utilisateur
Elle favorise l’ancrage du changement dans la durée
Chez Medialeads, nous avons conçu une méthode de co-construction spécifique aux centrales d’achat : ateliers multi-profils, prototypage testé, gouvernance partagée, voir le cas client
